Digitaal unicum bij gemeente Den Haag
In de jaren 1950 maakten de ambtenaren binnen de Gemeente Den Haag reeds gebruik van computers in de vorm van ponsmachines. De eerste ponsmachine van de Amerikaanse firma Hollerith werd bij de afdeling verkiezingen geplaatst.
G.E.B. wethouder R.M. van Reenen bekijkt de computer die in maart 1963 in gebruik is genomen. Maker: Fotoburo Thuring
Ponskaarten als computerprogramma
De ponstypistes bedienden deze machines. Zij maakten gaatjes in zogenaamde ponskaarten, die tot in de jaren ‘80 werden gebruikt om informatie op te slaan. Computerprogramma's werden als stapels ponskaarten bewaard in een tijd dat er voor computers nog geen grote en snelle massageheugens waren. Voor het maken van ponskaarten werden kaartponsers gebruikt: grote apparaten met een typemachine-achtig toetsenbord waarop ponstypistes hun kaarten ponsten. Met het verdwijnen van de ponskaarten voor de opslag van gegevens, verdwenen ook de ponstypistes en kwamen de PC’s het stadhuis in.
Gemeentelijk informatiebeleid
Een ambtelijke publicatie uit 1988, de nota “Gemeentelijk Informatiebeleid 1988-1993”, van het toenmalige Bureau Informatie, beschrijft helder de toekomstvisie binnen de gemeente op de ICT (informatie- en communicatietechnologie): “de gemeentelijke organisatie wordt steeds afhankelijker van technische hulpmiddelen waarmee gegevens op elektronische wijze worden opgeslagen en verwerkt. Het plotseling wegvallen of aantasten van gegevens en/of hulpmiddelen kan de organisatie verlammen en daardoor de dienstverlening belemmeren. Gemeentelijke gegevens dienen dan ook goed beveiligd te zijn tegen diefstal, brand, rampen en dergelijke. Er zullen reservebestanden en uitwijkmogelijkheden voor verwerking beschikbaar moeten zijn. Tevens moet de toegangsbeveiliging uitermate goed worden geregeld”.
Man aan het werk met IBM apparatuur Gemeentelijk Centrum voor Automatisering.
Maker: Dienst voor stadsontwikkeling 1985
ICT in de kinderschoenen
De PC’s uit deze tijd waren slechts een schim van de geavanceerde PC’s, i-Pads, smartphones en Tablets en andere apparaten die tegenwoordig in de elektronicawinkels worden aangeboden. De ICT stond eind jaren ‘80 uiteraard nog in de kinderschoenen. Pas vanaf medio jaren negentig is internet gemeengoed. Inmiddels breed-ingeburgerde technologieën en bijbehorende termen als appen, tweeten, crossposten, zippen, cloudcomputing of transferren moesten toen nog worden bedacht.
In de nota uit 1988 werd gewaarschuwd tegen nadelen die aan de verregaande automatisering kleven.
Negatieve kanten
De laatste jaren blijken ook andere negatieve kanten. Uit diverse toonaangevende onderzoeken zoals bijvoorbeeld van het Amerikaanse onderzoeks- en adviesbureau op het gebied van de informatietechnologie Gartner, blijkt dat de automatisering bij grote organisaties, zoals de Gemeente Den Haag, ook een schaduwzijde kent. Zo is de gemiddelde ambtenaar een groot deel van zijn tijd bezig met het zoeken naar informatie, raken documenten gemakkelijk zoek en worden documenten ongebreideld gekopieerd. Middels het programma DMS/Plato probeert de Gemeente Den Haag hier binnen de muren van het stadhuis een halt aan toe te roepen.
Het Haags Gemeentearchief beheert dit Document Management Systeem (DMS). Hiermee worden alle documenten die ambtenaren opmaken of ontvangen éénmalig centraal opgeslagen. Via autorisaties worden de deze voor alle ambtenaren beschikbaar gemaakt. Dit heeft als voordeel dat zij op elk gewenst moment op elke gewenste plek met elk gewenst apparaat bij de juiste versie van elk document kunnen komen.
Toch ook pluspunten
Andere pluspunten van dit DMS passen ook binnen de ambities die in de nota van 1988 zijn uitgesproken: alle documenten worden op een uniforme manier opgeslagen, hetgeen leidt tot een grotere transparantie. Dagelijkse back-ups en het gebruik van een uitwijkcentrum in Haarlem zorgen ervoor dat alle digitale documenten van de gemeente Den Haag zijn veiliggesteld. Misschien krijgen in de toekomst ook de burgers toegang tot de openbare gegevensverzamelingen van de Gemeente Den Haag via dit systeem.
Den Haag eerste gemeente met digitale originelen
Er is in januari 2012 ook een nieuwe mijlpaal te melden: de fysieke - papieren - opslag van documenten kost jaarlijks veel ruimte en dus ook veel geld. Voor alle documenten van de gemeentelijke Belastingdienst, de persoonskaartenadministratie van de Dienst Burgerzaken en de documenten van Inburgering en de Wet Voorziening Gehandicapten van de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid zijn onlangs machtigingen voor doorlopende substitutie ontvangen. Dit betekent dat de papieren formulieren onafgebroken vervangen worden door digitale originelen in het DMS. Hierdoor bestaat er geen noodzaak meer om het papier te archiveren. De Gemeente Den Haag is de eerste overheidsinstantie in Nederland die dit voor elkaar heeft gekregen. Een digitaal unicum!
Dit artikel is onderdeel van een reeks artikelen gepubliceerd in Den Haag Centraal, geschreven door (oud) medewerkers van het Haags Gemeentearchief.
Auteur: Koen Bakker