Een kijkje achter de schermen van het Haags Gemeentearchief, dat is wat we u graag bieden. In deze blog vertelt datamanager Wouter Brunner over de recente verbeteringen in de beschrijvingen van overlijdensakten. De beschrijving van de overlijdensakte van Hagenaar Ferdinand Bordewijk, wiens beroep dus niet ‘schrijver’ was

Iedereen die gezocht heeft in ons Personenoverzicht heeft waarschijnlijk wel eens onze melding gezien:

“Nog niet alle akten van de burgerlijke stand, het notarieel archief en de gezinskaarten in het bevolkingsregister zijn beschreven. Daarom worden nog niet alle namen in het personenoverzicht getoond.”

Of deze drie bronnen ooit allemaal volledig beschreven zullen zijn, is nog de vraag. Vooral het notarieel archief is enorm omvangrijk én ingewikkeld om te beschrijven. Wellicht echter dat handschriftherkenningstechnieken ons hierbij kunnen helpen. 

'Beschrijven' betekent hier trouwens dat we meest relevante gegevens uit een akte overnemen in onze database, zoals namen en geboortedata, zodat alle personen die in de akte voorkomen kunnen worden teruggevonden in ons Personenoverzicht.

De Haagse gezinskaarten 1913-1939 worden momenteel volledig beschreven, en we hebben goede hoop dat we deze in begin 2021 aan kunnen bieden. Deze zullen dan de huidige gepubliceerde gezinskaarten vervangen.

Taai probleem door hoeveelheid

De registers van de burgerlijke stand vormen een taai probleem, ook vanwege de enorme hoeveelheid.

Van Digitale Stamboom naar Personenoverzicht

In het verleden boden we de akten uit de Haagse en Loosduinse registers aan via de Digitale Stamboom. Deze akten waren beschreven door vrijwilligers, maar helaas hebben we moeten constateren dat de kwaliteitscontrole hierbij niet altijd even goed geweest is.

Toen de akten werden opgenomen in ons huidige Personenoverzicht, zijn we dan ook gestart met een enorme klus om de volledigheid en de kwaliteit van deze beschrijvingen te verbeteren. Daar zijn we zeker nog niet mee klaar, maar de vorderingen beginnen inmiddels wel zichtbaar te worden voor onze bezoekers.

Doorgevoerde verbeteringen

We zijn nu nagenoeg klaar met de overlijdensakten en hebben daarbij onder andere de volgende zaken verbeterd:

  • Enkele duizenden fout ingevulde aktenummers zijn verbeterd en alle registers zijn gesorteerd;
  • Bij de latere jaren zijn de serieletters toegevoegd aan de aktenummers;
  • Dubbele beschrijvingen van akten zijn verwijderd. Dit waren er vele duizenden, merendeels vermoedelijk voortgekomen uit ‘technische problemen’;
  • Ontbrekende akten zijn deels alsnog beschreven;
  • Alle beschrijvingen zijn gekoppeld aan de juiste scan;
  • Alle datumvelden zijn gestandaardiseerd naar het Nederlandse formaat, alle onlogische waarden zijn nagelopen en gecorrigeerd en daarnaast zijn er enkele duizenden datums toegevoegd;
  • De namen van overlijdensplaatsen zijn zoveel mogelijk ontdaan van typefouten. Daarnaast is bij de overledenen uit de Tweede Wereldoorlog waarbij het vermoeden bestond dat ze niet in Den Haag zijn overleden, de overlijdensplaats opgezocht en gecorrigeerd;
  • De tienduizenden opmerkingen zijn zoveel mogelijk verwerkt, dan wel gestandaardiseerd;
  • In nagenoeg alle gevallen bevat een beschrijving van een overlijdensakte nu daadwerkelijk een overledene. Dat klinkt logisch en toch ontbrak die in duizenden gevallen…
  • Een enorme hoeveelheid fouten in de persoonsnamen is opgelost, in die gevallen waarin dit enigszins te automatiseren viel (spaties aan het begin of einde van een veld, dubbele spaties, onlogische tussenvoegsels en dergelijke). Het daadwerkelijk nalopen van alle namen is veel te arbeidsintensief.

Naast al deze honderdduizenden verbeteringen zijn er nog twee vermeldenswaardige ontwikkelingen geweest:

  • Dankzij het Centrum voor Familiegeschiedenis hebben we de beschikking gekregen over de akten van de burgerlijke stand van de voormalige gemeenten Loosduinen, Veur, Stompwijk, Leidschendam en Voorburg en ook over de oudste Haagse overlijdensregisters (1811-1842). Deze bijna 120.000 akten waren ooit ingevoerd als onderdeel van het Genlias-project en ze waren vaak van betere kwaliteit dan onze eigen invoer.
  • Door het verplichte thuiswerken hebben onze medewerkers de akten van de recente jaren 1965-1967 kunnen invoeren. Ook hebben we de door onze vrijwilligers ingevoerde jaren 1960-1964 kunnen publiceren.

In totaal betekende dit dat we in een jaar tijd 25% meer beschrijvingen van overlijdensakten aan kunnen bieden en dat de kwaliteit van alle beschrijvingen fors verbeterd is!

Blijven inzetten op verbetering

Dat wil zeker niet zeggen dat er niets meer te verbeteren valt. Nog lang niet alle namen van personen in de akten zijn beschreven. Sterker, we hebben nu 1,1 miljoen personen in ongeveer 560.000 akten uit de periode 1812-1967 beschreven. Het gemiddelde aantal in een overlijdensakte genoemde personen zal zo rond de vijf bedragen, dus in theorie is hier nog heel veel winst te behalen. Dat kost echter waanzinnig veel inspanning, en daar hebben we vooralsnog simpelweg de menskracht niet voor.

Fout gezien? Meld het ons!

Ook staan er nog meer dan voldoende fouten in de beschrijvingen, zowel typefouten als leesfouten. Als u er een tegenkomt, dan kunt u die aan ons doorgeven door een mail te sturen naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Wij gaan intussen verder met het verbeteren van de kwaliteit en de volledigheid van de beschrijvingen van huwelijksakten en vervolgens de geboorteakten. Ook dat zal enige tijd vergen, maar uiteindelijk levert het wel een kwaliteit op waar we als Haags Gemeentearchief achter kunnen staan.