Een kijkje achter de schermen van het Haags Gemeentearchief, dat is wat we u graag bieden. In deze blog legt Hoofd Collecties Nicolette Faber-Wittenberg uit hoe we ervoor zorgen dat onze collecties en archieven een goed en evenwichtig beeld van onze stad blijven geven.

Een van de nieuwe aanwinsten in 2020 | Foto van de zusjes Beek bij de versperring met drakentanden ter hoogte van de gedeeltelijk afgebroken villa Beeklaan 526. Op de achtergrond gedeeltelijk afgebroken huizen aan de Ieplaan | Fotograaf: C.H. Beek

 Onze missie is:

... ervoor te zorgen dat de burgers en instellingen van nu en van de toekomst de geschiedenis van de stad - én hun eigen geschiedenis daarin - zo goed mogelijk kunnen reconstrueren aan de hand van authentieke informatiebronnen. Burgers worden actief betrokken bij en enthousiast gemaakt voor de geschiedenis van hun stad, zodat de historische dimensie van de stad een rol kan spelen in hun leven.

Om deze missie te kunnen vervullen verzamelen we (overheids)archieven en collecties. Bij het (verplicht) opnemen van overheidsarchief zijn we daarbij gehouden aan de Archiefwet. Voor het verzamelen van particulier materiaal; archieven, beeldcollecties en publicaties, stellen we zelf het collectieprofiel op, want ook daarvoor is het belangrijk om van te voren af te spreken wat wel en niet in de collecties kan of moet worden opgenomen.

Actief en passief verzamelen

We onderscheiden hierin twee manieren van verzamelen; actief en passief. Tot de laatste categorie behoren schenkingen en legaten; burgers nemen zelf het initiatief om materiaal bij ons aan te melden. Hierdoor kan echter een eenzijdig beeld ontstaan. Daarom is de actieve kant van verzamelen ook belangrijk, want op die manier kunnen hiaten in de diverse collecties worden gedicht.

De HGA-collectie

Om tot een goed en evenwichtig beeld van de stad te komen, zijn beide manieren van verzamelen dus belangrijk. Archieven, beeldcollecties en bibliotheek samen noemen we de HGA-collectie.

Uitgangspunten

In grote lijnen kunnen de uitgangspunten voor het verzamelen van de HGA-collectie als volgt worden samengevat:

  • Is het materiaal Haags?
  • Past het materiaal in de HGA-collectie en voegt het nog iets toe?
  • ‘Vult’ het de witte vlekken (hiaten) in de collectie; chronologisch of thematisch?
  • Handelt het zich om een spraakmakende gebeurtenis?
  • Gaat het hier om origineel materiaal?
  • Is het materiaal in goede conditie?
  • Is de oorsprong bekend?
  • Kan het materiaal worden getoond (auteursrechten)?

Hiernaast worden er elke vier jaar, in de Meerjarenvisie van het HGA, nog specifieke aanvullende criteria opgesteld. Voor de periode 2021-2024 zijn dit: kunst en cultuur, (im-)migratie, belangenorganisaties en culturele verenigingen van specifieke bevolkingsgroepen, en alle aspecten die te maken hebben met de stad als internationale stad van Vrede en Recht.

De stappen

Voor archieven en beeldcollecties verlopen de processen op onderdelen verschillend. Voor archieven wordt bijvoorbeeld nooit betaald, terwijl dit voor de beeldcollecties en publicaties wel het geval kan zijn.

Beoordelen

Wanneer het HGA benaderd wordt voor opname van een archief, dan gaan medewerkers bij de aanbieder op bezoek en beoordelen het materiaal. Wordt er besloten om het archief op te nemen, dan worden er afspraken gemaakt over de overdracht. Bijvoorbeeld hoe het overgedragen moet worden. Ook worden er richtlijnen gegeven voor het schonen van het archief en hoe een lijst van archiefstukken gemaakt kan worden. Vervolgens wordt er een afspraak gemaakt voor het ophalen ervan.

Beestjes, schimmels of schades

Bij het HGA gaat het archief dan eerst naar de Quarantaineruimte, waar het team restauratie kijkt of er geen beestjes of schimmels in het archief zitten en beoordeelt of er nog schades gerestaureerd moeten worden. Als zij akkoord gegeven hebben, wordt het archief definitief verpakt en in het depot geplaatst. Het archief heeft dan al een beheersnummer gekregen. Soms kan het direct worden beschreven, soms moet het nog even wachten, omdat andere archieven voorrang hebben.

Veilig opgeborgen in het depot én ontsloten

Beeldcollecties komen vaak binnen per post (foto’s, fotoalbums, films), worden afgegeven door de vervaardiger (bijvoorbeeld kunstenaar) of opgehaald door de betreffende collectiebeheerder. Al het beeldmateriaal dat binnenkomt, wordt van een aanwinstennummer voorzien.

Het team restauratie zorgt er vervolgens voor dat het materiaal wordt uitgelijst en/of zo wordt verpakt dat het materiaal veilig in het depot kan worden opgeborgen. Hierna kan een identificatienummer worden toegekend en wordt het werk gefotografeerd, beschreven en in het depot geplaatst.

Zodra al deze stappen zijn gezet, zijn de rechtenvrije afbeeldingen en films op de website van het HGA zichtbaar. Ook wordt er elk jaar een selectie van boeken en publicaties aan de collectie toegevoegd.

Verzameld in 2020

2020 had in het teken van 75 jaar bevrijding moeten staan. Helaas zijn, door de coronacrisis, veel activiteiten komen te vervallen. Uit de verzamelde collecties blijkt gelukkig dat er toch relatief veel aandacht aan dit herdenkingsjaar is geschonken. Van het in 2020 verzamelde materiaal over oorlog en vrijheid kunnen wij u een aantal voorbeelden laten zien:


Heeft u vragen over het aanbieden of overdragen van een archief? Meer informatie vindt u onder 'Uw archief aanbieden' of neem contact met ons op via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..