Omdat archieven voor de eeuwigheid bedoeld zijn, is de gedachte vaak dat ze ook altijd bestaan hebben. In veel gevallen is dat ook wel zo, in de vorm van vele oude collecties en voorlopers van de huidige archieven. Dat geldt ook voor het Haags Gemeentearchief. 

 Javastraat 26, de latere Raadzaal. 1880, maker onbekend

Voorstel tot maatregelen 

In de Handelingen (27 maart 1883) van de Gemeenteraad, de notulen dus, wordt “het voorstel tot het nemen van maatregelen voor de ordening en catalogiseering der oude Gemeente-archieven” aan de orde gesteld. 

Raadslid Hanlo maakt zich grote zorgen over de aanvraag van een budget van 1000 gulden, hij is bang dat deze aanvraag de gemeentebegroting met vele duizenden gulden zal laten stijgen. Ook vraagt hij zich af waarom er nu een nieuwe ordening moet worden gemaakt, terwijl er in 1868 ook al een inventaris is gemaakt. Is deze soms niet goed? Is er zoveel veranderd? 

Mr. B.H.M. Hanlo (1829-1902) raadsheer 1889-1902 bij de Hoge Raad, 1890

Discussie om een "aparte" ambtenaar 

Maar Hanlo heeft nog een tweede bezwaar: “ik vrees dat de aanneming (van het voorstel, red.) er een van zal zijn eene eerste schrede op een weg, die de wettelijke niet is, dat ze ons zal leiden tot de aanstelling van een zelfstandigen archivaris”. Hij stelt zich op het punt dat de toenmalige Gemeentewet niet voorziet in een aparte ambtenaar, maar dat de zorg berust bij de Gemeente-Secretaris. 

De heer van Geuns “zou thans juist wenschen dat een vaste archivaris wierd aangesteld”, mits deze archivaris werkzaam is onder de Gemeente-Archivaris. “De voordeelen van “het hebben van een ambtenaar, die, in het archief de weg kennende, hieruit voortdurend belangrijke zaken aan het licht kan brengen, springen, dunkt mij, in het oog. Er komen toch menigmalen vraagstukken voor, tot welker oplossing de archiefstukken van groot nut kunnen zijn; en een archivaris, wiens taak het is, dagelijks in die documenten te werken, zal hieruit veel gemakkelijker dan elk ander gemeenteambtenaar de voor ieder bijzonder geval benoodigde stukken kunnen aan de hand geven en voor den dag brengen.” 

De eerste archivaris 

De discussie heeft klaarblijkelijk nog even langer gelopen, want pas in de Handelingen van 4 december 1882 wordt besloten tot het aanstellen van een archivaris met 16 tegen 15 stemmen. Er is dan nog wat gesteggel over budget en salaris. De gevraagde som van 1000 gulden wordt door Burgemeester en Wethouders evenwel als voldoende beloning ingeschat. 

Er volgt een formele sollicitatieprocedure, waarvan de sollicitatiebrieven zich nu nog altijd in het archief bevinden. Op 1 januari 1884 start de heer Servaas van Rooijen, toen 44 jaar oud, voor een jaar als archivaris van de gemeente Den Haag, een beheerd gemeentearchief was een feit. Zijn sollicitatiebrief werd vergezeld van een vlammende aanbeveling van de heer Bredius, een bekende notabele uit de gemeente. 

Aanstelling Servaas van Rooijen, Handelingen Gemeenteraad, december 1883

Auteur: Bart van der Meij