Uitbreiding toegankelijkheid gezinskaarten

Overleden of niet? Matching met externe databronnen

Gezinskaarten, handig voor familieonderzoek

In 2021 kwamen alle Haagse en Loosduinse gezinskaarten online, waardoor 1,3 miljoen namen doorzoekbaar werden. Voor (familie)onderzoek zijn de gezinskaarten handig. Niet alleen worden de leden van een gezin benoemd, maar ook staan er beroepen, kerkelijke gezindten en woonadressen op. Die gegevens kunnen weer aanleiding geven tot het aanboren van nieuwe bronnen om te  onderzoeken. Een bijkomend voordeel is dat ze relatief eenvoudig te begrijpen zijn vanwege de standaardisering, het ontbreken van ambtelijk taalgebruik en de – in de regel – goede leesbaarheid. 

De gezinskaarten zijn de bevolkingsadministratie over de periode 1913-1939. Iedereen die in deze periode in Den Haag of Loosduinen ingeschreven stond, komt dus voor op één of meerdere kaarten. Op één kaart staan vaak meerdere personen.

Vanwege privacywetgeving is nog niet alles zichtbaar

In totaal hebben we 545.000 kaarten gedigitaliseerd. Daarvan konden we er 100.000 niet tonen vanwege de privacywetgeving. Bij ongeveer 200.000 van de 1,3 miljoen namen werd daardoor geen kaart getoond. Bij elke nog niet vrijgegeven kaart staat een datum waarop deze alsnog automatisch wordt vrijgegeven. Per jaar zijn dit ruim 5.000 kaarten. Eind 2039 zijn alle kaarten in te zien.

De privacywetgeving verbiedt ons om de gegevens te tonen van personen die nog in leven zijn. En daar ontstond meteen een uitdaging, want wij weten helemaal niet welke personen nog in leven zijn en welke niet. Om deze reden hebben wij als volgt invulling gegeven aan de regels: 

• wij gaan er vanuit dat personen die langer dan honderd jaar geleden zijn geboren, inmiddels zijn overleden
• als alle personen inmiddels de leeftijd van honderd jaar bereikt zouden hebben, dan tonen we de gezinskaart
• als bezoekers kunnen aantonen dat personen jonger dan honderd jaar zijn overleden, dan geven we een kaart alsnog vrij
• als er een melding komt van een betrokkene – bijvoorbeeld van iemand die de honderd inmiddels gepasseerd is – dan zetten we de kaart alsnog dicht.

Matching met overlijdensakten

In ons archief bevinden zich ook overlijdensakten. Deze lopen tot en met 1969 en ze zijn grotendeels beschreven. Dat wil echter niet zeggen dat wij gemakkelijk geautomatiseerd in ons eigen systeem kunnen kijken of een persoon is overleden. Daar zijn allerlei oorzaken voor, maar de belangrijkste zijn:

• een naam is niet uniek. We hebben dus aanvullende gegevens nodig om een persoon te kunnen identificeren. Van de gegevens op de gezinskaarten hebben we voor elke persoon ook de geboortedatum en de geboorteplaats overgenomen. Echter, in een overlijdensakte komt geen geboortedatum voor, alleen een leeftijd bij overlijden. De geboorteplaatsen zijn bij de overlijdensakten in zijn geheel niet overgenomen. 
• Wij weten alleen wie er in Den Haag zijn overleden

Matching met andere bronnen

Matching met ons eigen bestand was dus heel lastig, en leverde ook maar weinig treffers op. Er zijn echter bronnen waarmee zo’n match wel uitgevoerd kan worden en dat hebben we eind vorig jaar ook laten doen.

Ten eerste is daar het Netwerk Oorlogsbronnen, dat een database beheert met slachtoffers van de Tweede Wereldoorlog. Een match van de 200.000 namen leverde ongeveer 3.000 treffers op. Dit betekent dus dat 3.000 Hagenaars en Loosduiners geboren na 1921 reeds in de oorlog zijn overleden.

Een tweede bron is het Nationaal Register van Overledenen (NRO), dat beheerd wordt door het CBG, het Centrum voor Familiegeschiedenis. Dit register bevat alle overlijdens vanaf 1994. Na de resultaten van de match met Netwerk Oorlogsbronnen en de natuurlijke vrijgave, waren er in december nog 189.000 namen te matchen. Daarvan bleek liefst de helft gevonden te kunnen worden!   

De resultaten

• ca. 34.000 kaarten zijn inmiddels vrijgegeven
• ca. 12.000 kaarten kunnen eerder worden vrijgegeven dan zonder matching (de jongste persoon is al overleden, oudere nog niet)
• ca. 64.000 kaarten kennen nog een beperking (ca. 94.000 personen)
• een volgende keer hoeven we veel minder personen te matchen 

Het vrijvalschema voor de komende jaren:

In de praktijk zal dit schema niet zo gevolgd worden. Ten eerste omdat er al op incidentele basis kaarten kunnen worden vrijgegeven, maar dat is op de grote getallen verwaarloosbaar.

In de nabije toekomst nogmaals matchen met het CBG

Het CBG is momenteel echter bezig met het digitaliseren van hun persoonskaarten, waarna deze geïndexeerd zullen worden. Daarmee ontstaat dan ook een grote database van overlijdens tussen 1939 en 1994. Zodra dit mogelijk is, zullen we een nieuwe match laten uitvoeren en daarna zullen naar verwachtingen nog maar heel weinig kaarten niet zichtbaar blijven (namelijk tot ze automatisch worden vrijgegeven of tot er bewijs wordt geleverd door een belangstellende.