Dagelijks is het Haags Gemeentearchief druk bezig met het digitaliseren van archiefmateriaal. Dit doen we niet alleen bij het archief zelf, maar wij worden daar ook in ondersteunt door externe, gespecialiseerde bedrijven. Een van deze grote klussen was het Notarieel archief.

1,4 miljoen scans

Onlangs is het gehele Notarieel archief (0372-01) gedigitaliseerd. Het gaat hier om in totaal 1,4 miljoen scans!

Notarieel archief in oorspronkelijke toestand

Op de foto  de plank met 11 banden waarvan de 4 naar voren gehaalde banden bij aanvang van het project al digitaal beschikbaar zijn. De operatie is alleen wel wat ingewikkelder dan alleen het digitaliseren.

Niet alleen scanwerk, ook conservering is van groot belang

Zoals te zien is, waren de banden onbeschermd. Er is besloten om de bundels tegelijkertijd om te pakken. Ompakken houdt in dat het werk in zuurvrij verpakkingsmateriaal beschermd kan worden bewaard. 
Het oorspronkelijke archief bestrijkt ongeveer 460 meter. Omdat ompakken net wat minder ruimte-efficiënt is hebben we rekening gehouden met uitdijing. Het goed bewaren van het archief zal na het ompakken zo'n 500-550 meter plankruimte in beslag nemen. 

Extra ruimte voor notarieel archief

Wekelijkse estafette

Het scannen was een wekelijkse estafette waarbij ongeveer 10 meter aan dozen werd omgezet in 45.000 scans. Voor het transport werd alles in nieuwe archiefdozen omgepakt. Daarnaast moesten de reeds gescande documenten eruit gefilterd worden. Om de week werden de nieuwe scans geüpload zodat ze ook voor het publiek beschikbaar gesteld konden worden.

Archief op weg naar de scanners

De teruggekeerde dozen werden herenigd met de reeds gescande documenten die eruit gefilterd waren, desnoods omgepakt, en op de permanente plaats in het depot geplaatst. Om dit zo optimaal mogelijk te doen beschikken we over vier verschillende formaten van dozen, in drie kleuren. Het levert in het depot een "archiefMondriaantje" op.

Het notarieel archief omgepakt en opgeborgen

Inmiddels zijn alle notariële akten gescand, digitaal beschikbaar en beschermd opgeborgen.